Android App for Enterprise Bots

Abstract

Num mundo cada vez mais tecnológico, ainda se perde muito tempo nas empresas em pequenas tarefas que não estão automatizadas.As aplicações de contexto empresarial têm como objetivo aumentar a produtividade dos funcionários de uma empresa, quer seja facilitando a comunicação ou tornando mais simples a forma como algumas tarefas são realizadas. Este projecto tem como objectivo desenvolver funcionalidades que tenham valor em aplicações de contexto empresarial. As funcionalidades desenvolvidas estão relacionadas com chamadas em conferência e tiram partido das capacidades de assistentes virtuais (chatbots). Os chatbots podem ser bastante úteis em tarefas de planeamento devido ao facto de permitirem uma interação por parte do utilizador mais natural para este. A interação textual permite que as tarefas sejam realizadas de forma mais simples, mas para que tenham valor para o projeto, as tarefas necessitam também de ser mais rápidas. Para atingir esse obectivo, a interação textual foi combinada com elementos visuais. Desta forma, as partes das tarefas que requerem mais tempo (se forem realizadas textualmente) são substituídas por elementos que permitem atingir o mesmo objectivo de forma mais rápida. Um exemplo desses elementos visuais é o uso de uma vista de calendário nas mensagens de chat para a selecção da hora para uma conferência. Textualmente, o utilizador teria de dizer ao chatbot a data e hora para a conferência e teria de saber quando é que estava disponível para a chamada. Com a vista de calendário (que está sincronizada com o seu calendário pessoal), o utilizador consegue ver quando está disponível e apenas necessita de seleccionar no calendário o espaço em que pretende marcar a conferêcnia.O trabalho desenvolvido contém funcionalidades que vão desde a marcação de conferências até à gestão de chamadas a decorrer, e está integrado com uma app de comunicações que já existia na empresa onde o estágio se realizou.

In a world that every day is more technologic, lots of time is still lost, in companies, in small tasks that are not automated.Enterprise apps have the goal of raising a company’s productivity, either by facilitating communication or simplifying the way that some tasks are performed.This project has the goal of developing features that are valuable on an enterprise app. The developed features are related to conference calls and make use of virtual assistants (chatbots). Chatbots can be useful when it comes to planning tasks, because they allow the user to interact in a more natural way to him. Textual interaction allows the tasks to be simpler, but in order to be valuable for the project, the tasks must also be performed faster. To achieve that, visual elements were combined with textual interaction. This way, the parts of the tasks that would require more time (if they were to be performed in a textual way) are substituted by components that achieve the same goal and that are faster. An example of that is a calendar view that is used on the chat messages in order to select the date for a conference. In a textual way, the user would need to tell the chatbot the date and he would need to be aware of when he was available to schedule the call. With the calendar view (that is synchronized with his personal calendar), he can see when he is available and select a slot to schedule the conference.The scope of the developed features goes from the conference’s schedule to the management of ongoing conferences.These new features were integrated with a communications app that already existed in the company where the internship took place and they can be valuable for a future enterprise version of this app.