A Gestão da informação na tomada de decisão das PME da região centro : um estudo exploratório e de multicasos no âmbito da Ciência da Informação

Abstract

O trabalho é um estudo exploratório que tem como objetivos principais aferir se a Gestão da Informação (GI) é uma prioridade na administração das Pequenas e Médias Empresas (PME) da Região Centro, avaliar o papel desempenhado pela informação no processo de Tomada de Decisão e avaliar se a existência de um responsável, a dimensão, a localização e os setores económicos se refletem nas práticas de GI. As PME desempenham um papel essencial na economia nacional e regional e necessitam melhorar constantemente o seu desempenho, serem mais eficientes e competitivas para se afirmarem na atual economia, altamente globalizada e feroz, em que só os mais fortes sobrevivem. A informação é um ativo fundamental e a sua gestão auxilia e apoia a administração da empresa, podendo fazer a diferença entre o sucesso ou o insucesso. O reconhecimento da crescente importância da informação na sociedade atual mudou a forma de a ver, no entanto, sem repercussões no modo como as empresas a gerem. Esta é a principal conclusão retirada dos dados obtidos através de um inquérito por questionário, e tratados com recurso a técnicas de estatística descritiva e de entrevistas realizadas a gestores, cuja análise de conteúdo permitiu ilustrar as práticas de GI em três PME. Apesar de reconhecerem a importância da informação e da sua gestão, na prática o uso e aproveitamento que os gestores fazem dela é ainda muito deficiente, demonstrando que a GI não é uma prioridade. Parecem não estar sensibilizados e desconhecerem como a informação deve ser gerida e as vantagens que pode trazer à empresa. Em termos gerais, as PME não apostam na formalização da função, esta está agregada a outras e parece resumir-se a um conjunto de tarefas realizadas de forma pontual e executada por trabalhadores sem a preparação técnico-científica adequada (68,5% das PME não têm um responsável e as restantes contam sobretudo com trabalhadores sem formação específica); as práticas de GI são parcelares, sendo raros os casos das empresas que fazem uma gestão integral e sistémica da informação; o número de processos organizacionais informatizados é relativamente baixo, destacando-se a gestão contabilística e apenas 7,11% das PME referem ter todos os processos organizacionais informatizados. Estes fatores ajudam a compreender o porquê de cerca 40% dos gestores assumirem que a organização da informação nas suas empresas dificultarem o seu uso. O estudo demonstra que os gestores, para reduzirem os riscos e a incerteza quando decidem recorrem massivamente à informação, sobretudo a fontes internas pessoais (colaboradores e outros gestores) e impessoais (informação da própria empresa), de natureza normativa, técnica, científica e económica. Obtêm a informação que procuram, sobretudo a externa, através de pesquisas gratuitas na internet ou por permuta/oferta. Os dados obtidos parecem, igualmente, revelar que a existência de um responsável, a dimensão e a localização das PME se refletem nas práticas de GI. O crescimento da dimensão da empresa é proporcional à atenção dada à GI; as empresas localizadas nas sub-regiões interiores parecem dispensar-lhe menos cuidado do que as litorais e a existência de um responsável reflete-se positivamente na forma como esta se processa, evidenciando maior estruturação e organização, o que facilita a localização e o acesso à informação. Por fim, os dados obtidos não permitem concluir se existem diferenças entre as PME dos diferentes setores económicos porque, apesar de ligeira tendência de as empresas com atividade no setor terciário dedicarem mais atenção à GI do que as dos setores primário e secundário, a dimensão da empresa aparenta ter mais peso. As conclusões do estudo empírico, a par da reconhecida importância da informação, revelaram a necessidade de intervir junto das empresas e de apoiar os gestores no labirinto informacional em que muitas das vezes se encontram, concebendo um esquema analítico que permita selecionar e identificar a informação mais relevante para o processo decisório. É neste âmbito que surge a proposta do modelo INDE-InfoDecisor. O modelo baseia-se em três pilares essenciais: a valorização; a formação e a sensibilização para a GI; e a elaboração de um "manual", a partir da aplicação de um esquema analítico, que identifique os tipos informacionais existentes nas empresas, agrupados de acordo com os parâmetros pertinência e densidade. O modelo tem como principal objetivo ajudar os decisores a serem rápidos e eficientes a decidir, porque identifica e “classifica” a informação mais e menos relevante para o gestor que necessita dela para tomarem decisões. Visa, ainda, contribuir para a valorização e sensibilização da importância da GI, alertando para a relevância de ser realizada com maior eficácia e eficiência, por profissionais devidamente habilitados, para que possa potenciar o uso da informação, melhorando a qualidade das decisões e contribuir para o cumprimento da missão e a obtenção dos objetivos das empresas.

This work is an exploratory study that has as main goals: to find out if Information Management (IM) is a business management priority in Small and Medium Enterprises (SME) of the Central Region; to evaluate the role of information in the Decision-Making (DM) process and to verify if the existence of a person responsible for the function, the dimension, the localization and the economic sectors reveal different IM practices. SMEs play an important part in the national and regional economy, given their dimension, the lack of resources and the increasing competition, SMEs have to be more and more efficient, to improve and to enrich their performance, and the IM is very important and a vital resource to the DM process and to support the company’s global management, making the difference between success and failure. Being aware of the increasing importance of information, led society and companies to change the way they look at it; nevertheless it did not have significant impact on the way the information is managed, what raises difficulties in information use as an enhancing element of the company’s penetration in the markets where they operate. This seems to be the main conclusion to be drawn from the data collected in a questionnaire, analysed using descriptive statistical analysis techniques, and the data gathered in interviews made to managers, which were analysed using content analysis techniques, allowing us to scrutinize IM performances in the three enterprises considered. The results seem to point out that, although managers acknowledge the importance of IM and its role in the company’s administration, but the use and the advantage they take from it is still insufficient, what allows us to conclude that IM is not a priority for SMEs. They do not focus on formalising the function, i.e. it seems to be a group of tasks annexed other and done sporadically and, when they have it, it is implemented by co-workers without skills and specific training to manage the information; only some companies that make a total and systematic information management, most of the companies manage information only partially focusing on the information considered by them to be more “important”; the number computerized processes in the companies is relatively low, except for the accounting management (because of legal and fiscal duties) and only 7,11% of the cases assume to have all their organizational processes computerized. Due to these IM practices, around 40% of the SMEs believe that the way the information is organized tends to hinder its use in the decision-making process. Thus, in order to reduce the risks and the uncertainty in the decision-making process, managers systematically resort to information. They primarily use internal information sources, either personal (co-workers or other managers) or impersonal (documents of the enterprise), of normative, technical, scientific and economic nature. Managers tend to get the information they need, mainly the external one, especially through free researches on the Internet or through exchange or gift. The data analysis unveiled some tendencies, i.e. that the function formalisation, the dimension and the localization reveal different IM practices, namely, the increase of the company’s size is proportional to the value and attention given to IM; the companies localized in the inner sub-regions seem to pay less attention to IM than the ones in the coastlines; the function formalization and the existence of a person in charge of IM reflects positively on IM practices, i.e. information appears to be more structured and organized, which facilitates its location, access and use. Finally, as to the economic sectors, the analysed data does not allow us to draw a clear and sustained conclusion. In fact, even though there is a slight tendency for tertiary sector companies to give more attention to IM than the ones belonging to the primary and secondary sectors, the company’s size appears to have a greater impact. The data obtained from the empirical study leads us to put forward an info-decision model for IM and DM. This model aims to help decision-makers to identify the informational types, according to their value and quality, i.e. it is a tool to make their decisions less vague and more grounded, regardless of contexts and situations. The info-decision model is based on three main pillars: IM appreciation; training and awareness; and the elaboration of a guide, grounded on an analytical framework, with a list of different informational types existing in companies, grouped according relevance and density parameters. The model aims to increase awareness of IM importance, performed with greater efficiency and effectiveness by trained professionals and, therefore, contributing to the increase of DM quality and fostering the fulfilment of the company’s mission and the achievement of corporate goals.