A aplicação da Inteligência Artificial em Serviços de Informação no século XXI: Estudo de Caso na Divisão de Sistemas de Informação do Município de Abrantes

Abstract

With the gradual growth of Artificial Intelligence (AI), Information Services (IS) have had the possibility to innovate, becoming smarter, more relevant and more accessible. The expansion of technologies such as AI and the high diffusion of data are two factors that will emphasize the need to develop research work on this topic, with the purpose of highlighting the application of AI in IS document management. The general objective of this research work is to study the application of AI in IS, namely libraries and archives. To this end, the following specific objectives were defined: to analyze the evolution of the application of AI in IS, particularly in libraries and archives; to carry out the case study in an IS archive that applies AI to document management in Portugal and, to listen to the perception of information professionals regarding the importance of the application of AI in their IS (Information Systems Division of the Municipality of Abrantes). The methodological approach developed is mainly based on a constructivist perspective. A research methodology was adopted that is divided into two parts: in the first part, the bibliographic collection was carried out for the review of the scientific literature, focused on a time interval (2018-2023), in databases and online platforms such as the Web of Science (WoS), the Library & Information Science Source (LISS), the Library Information Science & Technology Abstracts (LISTA), Open Access Scientific Repository in Portugal (RCAAP) and Z-Library; and, in a second part, a descriptive case study was carried out in an archive that applies AI to document management, including an interview with the heads of the IS and a survey of the employees of these IS. Of the results obtained in this work, the following stand out: the consensus of the potential that AI has in IS; the need to implement AI training in IS study cycles; ensuring social AI; how AI can improve and streamline the document management of IS (the processing, storage, use and dissemination of information) and, finally, the emphasis given to the application of AI in the automated classification of various types of business processes as a reality in the Information Systems Division of the Municipality of Abrantes. It is concluded that AI will be increasingly part of the IS routine of organizations. The application of AI in document management, in particular in the attribution of classification, is a reality in the Municipality of Abrantes, and is also a national reference. The new system, based on the Consolidated List, is a support tool provided by the Directorate-General for Books, Archives and Libraries, and can be adopted by other IS of municipalities to standardize and streamline document management in public administration in Portugal.

Com o gradual crescimento da Inteligência Artificial (IA), os Serviços de Informação (SI) têm tido a possibilidade de inovarem, tornando-se mais inteligentes, relevantes e acessíveis. A expansão de tecnologias como a IA e a elevada difusão de dados são dois fatores que vão enfatizar a necessidade de desenvolver um trabalho de investigação sobre tal temática, com o propósito de evidenciar a aplicação da IA na gestão documental dos SI. Este trabalho de investigação tem como objetivo geral estudar a aplicação da IA nos SI, nomeadamente, das bibliotecas e dos arquivos. Para tal, foram definidos os seguintes objetivos específicos: analisar a evolução da aplicação da IA nos SI, particularmente, nas bibliotecas e arquivos; realizar o estudo de caso num SI arquivo que aplica a IA à gestão documental em Portugal e, auscultar a perceção dos profissionais de informação relativamente à importância da aplicação da IA nos seus SI (Divisão de Sistemas de Informação do Município de Abrantes). A abordagem metodológica desenvolvida assenta sobretudo numa perspetiva construtivista. Foi adotada uma metodologia de investigação que se divide em duas partes: numa primeira parte, procedeu-se à recolha bibliográfica para a revisão da literatura científica, centrada num intervalo temporal (2018-2023), em bases de dados e plataformas em linha como a Web of Science (WoS), a Library & Information Science Source (LISS), a Library Information Science & Technology Abstracts (LISTA), Repositório Científico de Acesso Aberto em Portugal (RCAAP) e a Z-Library; e, numa segunda parte, realizou-se um estudo de caso do tipo descritivo num SI arquivo que aplica a IA à gestão documental, contemplando a realização de uma entrevista aos responsáveis dos SI e de um inquérito aos colaboradores destes SI. Dos resultados obtidos neste trabalho, destacam-se os seguintes: o consenso do potencial que a IA tem em SI; a necessidade de implementar formação sobre IA nos ciclos de estudos em CI; a garantia de uma IA social; a forma como a IA pode melhorar e agilizar a gestão documental dos SI (o processamento, armazenamento, uso e difusão de informação) e, por último, a ênfase dada à aplicação da IA na classificação automatizada de vários tipos de processos de negócio como uma realidade na Divisão de Sistemas de Informação do Município de Abrantes. Conclui-se que, a IA fará cada vez mais parte da rotina dos SI das organizações. A aplicação da IA na gestão documental, em particular na atribuição da classificação, é uma realidade no Município de Abrantes, sendo também uma referência nacional. O novo sistema, alicerçado na Lista Consolidada, é uma ferramenta de apoio disponibilizada pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, e pode ser adotada por outros SI de autarquias para uniformizar e agilizar a gestão documental na administração pública em Portugal.