PROTEÇÃO DE DADOS E DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ANÁLISE DO RGPD E ESTUDO DE CASO NA DIVISÃO ADMINISTRATIVA E DE RECURSOS HUMANOS DA CÂMARA MUNICIPAL DE VIANA DO CASTELO

Abstract

A adaptabilidade, em conformidade, ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) pelas organizações tem-se revelado um processo moroso e de grande complexidade, uma vez que existe a necessidade de equacionar distintas realidades organizacionais, não colocando em causa direitos e obrigações legais dos cidadãos. Neste contexto, destacam-se os princípios da administração aberta e da proteção de dados, face os critérios de proporcionalidade (finalidade). Ou seja, existe a premência de uma análise contínua, originando o veto ou permissão de acesso aos documentos administrativos nominativos. O presente estudo tem como objetivo geral analisar e compreender o RGPD na sua aplicabilidade organizacional na Administração Pública (AP). Especificamente, pretende-se: identificar as regras respeitantes ao tratamento de dados pessoais na União Europeia; estudar os conceitos, as categorias, os direitos e os princípios subjacentes; analisar o direito à proteção de dados pessoais na AP e concretizar um estudo de caso na Divisão Administrativa e de Recursos Humanos (DARH) da Câmara Municipal de Viana do Castelo (CMVC).A metodologia qualitativa adotada compreende a pesquisa exploratória. O estudo de caso concretizou-se com recurso à pesquisa descritiva, análise de documentos internos e entrevista. Dos resultados obtidos destacam-se propostas de melhoria, embora com a ressalva de que se trata de um trabalho em constante desenvolvimento. Nomeadamente: sensibilizar e formar os colaboradores para questões de privacidade, responsabilidade profissional e segurança informática em geral; necessidade de implementar um procedimento uniformizado e integral de tratamento e gestão de documentos administrativos; monitorizar o tratamento de dados pessoais sensíveis, no âmbito dos diferentes processos na DARH da CMVC.Conclui-se que a operacionalidade da AP é norteada pelos princípios fundamentais estipulados no RGPD e na Lei de Proteção de Dados, destacando-se um trabalho exaustivo e em contínuo, por forma a garantir a conformidade e licitude do tratamento de todos os dados pessoais.

The adaptability, accordingly, to the General Data Protection Regulation (GDPR) by organisations has proven to be a lengthy and complex process, since there is a need to consider different organisational realities, without putting into question the legal rights and obligations of citizens. In this context, the principles of open administration and data protection stand out, given the criteria of proportionality (purpose). In other words, there is the urgency of a continuous analysis, originating in the veto or permission of access to nominative administrative documents. The present study has the overall objective of analysing and understanding the GDPR in its organisational applicability in Public Administration (PA). Specifically, it aims to: identify the rules regarding the processing of personal data in the European Union; study the underlying concepts, categories, rights and principles; analyse the right to the protection of personal data in PA and carry out a case study in the Administrative and Human Resources Division (DARH) of the Municipality of Viana do Castelo (CMVC).The qualitative methodology adopted comprises exploratory research. The case study was carried out using descriptive research, analysis of internal documents and interview. The results obtained highlight proposals for improvement, although with the caveat that this is a work in constant development. Namely: to raise awareness and to train employees in matters of privacy, professional responsibility and computer security in general; the need to implement a uniform and integral procedure for the treatment and management of administrative documents; to monitor the treatment of sensitive personal data in the scope of the different processes in the DARH of the CMVC.It is concluded that the operation of the PA is guided by the fundamental principles stipulated in the GDPR and in the Data Protection Law, highlighting an exhaustive and continuous work in order to ensure the compliance and lawfulness of the processing of all personal data.