Standardization of Project Management Practices: Case Study

Abstract

Esta dissertação foi realizada no âmbito de um estágio curricular na empresa canadiana Tilray, que conta com uma unidade de produção de canábis medicinal em Cantanhede, Portugal. Trata-se de uma indústria inovadora e controversa que tem tido um crescimento exponencial e que tem alcançado espaço no mercado, carregando consigo vários desafios, como por exemplo conseguir cumprir as métricas todas exigidas pelos projetos inerentes tendo em conta o tempo, qualidade e recursos disponíveis. O foco deste estudo foi a análise e a melhoria das práticas de gestão de projetos, num dos projetos mais importantes da empresa – o registo dos produtos produzidos pela Tilray nos diferentes mercados da União Europeia. Como tal, a investigadora adotou o case study como estratégia de investigação, realizando uma análise e um estudo dos processos e práticas já utilizados pela organização, com base no standard PMBoK. O trabalho resultou no desenvolvimento de um processo integrado no setor da gestão de projetos – TO-BE model - e em proposta de melhorias, nomeadamente documentos de introdução e encerramento do projeto, lições aprendidas e a melhoria da estrutura analítica dos projetos. Foi sempre considerado o contexto organizacional em que a empresa se insere.Os desenvolvimentos e propostas apresentados neste estudo foram considerados como um acréscimo de valor para a empresa, no entanto, tendo o estágio sido realizado em seis meses, coincidindo com o início da pandemia do COVID-19, a investigadora deparou-se com algumas limitações a nível de recolha de dados e de tempo, não tendo sido possível mesurar nem testar os resultados obtidos.

This dissertation followed a curricular internship in the Canadian company Tilray, carried out in their medical cannabis production unit in Cantanhede, Portugal. This innovative yet controversial industry has recently faced exponential growth and has achieved its space in the market, carrying all the inherent challenges, such as being able to comply with all the metrics required by projects, considering the time, quality, and resources available.This study focused on the analysis and improvement of project management practices, more specifically in one of the company’s biggest projects: the registration of the products manufactured by Tilray in different European markets. This project is pivotal for the acceptance of Tilray’s products. As such, the researcher adopted the case study as her research strategy, carrying out an analysis of the processes and practices already used by the organization, mainly based on the PMBoK standard. The work done resulted in the development of an integrated process in the sector of project management – TO-BE model - and improvement proposals, bringing to light some tools and good practices, such as project charter, closing document, lesson learned and the improvement of the WBS. Always considering the organizational context in which the company is inserted.The developments and proposals presented in this study were considered as an added value for the company, however, since the six months internship coincided with the beginning of the COVID-19 pandemic, the researcher was faced with some limitations like in data collection and time, as it was not possible to measure or test the results.