Desenvolvimento de ferramentas de gestão de projetos e pedidos de documentos

Abstract

Para completar contratos em projetos, pessoais ou profissionais, é necessário que entidades partilhem ficheiros entre si. Na maioria das vezes o processo é feito sem nenhuma lógica ou metodologia, usando o email como meio de comunicação e, por isso, é ineficiente e vulnerável a erros. O objetivo do estágio é o desenvolvimento de uma ferramenta que facilita o processo de pedidos de documentos e o presente documento descreve o processo de desenvolvimento do estágio.A ferramenta permite automatizar o processo de solicitação de documentos, requerendo o mínimo esforço possível do utilizador. Podem ser criados projetos com múltiplos pedidos, indicado os documentos que necessita e as entidades a quem deseja solicitar os documentos. A partir daí todos os destinatários poderão submeter documentos mesmo que não estejam registados.O requerente pode avaliar todos os documentos submetidos, para que o requerido saiba quais são os aceitáveis ou os que terão de ser substituídos. Esta interação entre requerente e requerido apenas termina quando o pedido seja fechado ou cancelado pelo requerente. No decorrer do processo, a plataforma irá enviar emails para que os participantes saibam que têm de realizar uma ação ou que o processo terminou.Para que as entidades possam comunicar durante o processo, a plataforma terá uma secção de comentários em todos os pedidos. Desta forma, todas as dúvidas podem ser esclarecidas e qualquer informação adicional transmitida usando os comentários e os utilizadores não têm necessidade de usar meios de comunicação externos.A ferramenta permite que o utilizador guarde projetos e pedidos como modelos para que possam ser usados repetidamente. Caso o utilizador tenha um projeto ou pedido que use constantemente, poderá guardá-lo como modelo e sempre que necessitar o importá-lo.

To complete contracts in projects, personal or professional, entities need to share files with each other. Often this process is done without any logic or a defined methodology and is done using communication channels such as email and, because of that, making it inefficient and prone to mistakes. The purpose of the internship is to develop a tool that facilitates the document ordering process and this document describes the internship development process.This document describes the stage development process within the internal design of the Laboratory of Computer Science and Systems of the Pedro Nunes Institute, whose goal is the development of a tool for managing the process of requesting documents.The tool allows the automation of the time-consuming process of requesting documents, requiring the least effort possible from the user. The user will only have to create an order, indicating the document it needs and the entities to whom it wants to request the documents. From there the system will alert the mentioned recipients about the requests and these will be able to respond to the request, not even needing to register on the platform.The applicant only needs, when his request is answered, to evaluate the response submitted. If it rejects some document from the answer, the respondent can replace that document. At each iteration of this process, whether a request has been answered or a response has been evaluated, the system will notify the actors of that change.For both actors to communicate throughout this process, the platform will have a comment section on all requests. In this way, there is no need to use other means of communication to clarify doubts or if there is a need to share some additional information.You can create your own templates or save previously made orders as templates. In this way, there is no need to create the same request repeatedly if you need the same information at different times or different people.