Viagens de Negócios: Análise aos Custos, Benefícios e Importância

Abstract

Nowadays trips are increasingly present whether for leisure or business reasons. Most individuals research meticulously the trip they want to undertake in order to find the best price for the chosen date. In this way it is important to realize how many days in advance a reservation should be made so that the price is the most accessible. Critical Software SA, specifically the Procurement department, deals with daily travel requests and, through requesting quotations from various agencies, tries to purchase the trip at the lowest price.During the internship period, between the beginning of January and the middle of May 2017, I contacted this activity daily, trying to assist in the decision process, in order to help the company making the best choices. Thus, for the topic of the internship report to obtain a Master’s Degree in Management from the Faculty of Economics of the University of Coimbra, I decided that I could look into this subject in order to create a process that could help the company in the near future.In this report is made a presentation of Critical Software and are described the tasks developed during the internship period. There is also a literature review section on the theme of business travel, which analyses the need for the realization of the trips and the changes that the technologies have caused in the business life. Through daily data collection of airline ticket prices for different routes, a study is carried out which analyses the assumptions made by various authors regarding the evolution of air fares. In this way it is intended to test them in order to retain conclusions that help in decision-making on the best time to book a trip. In this study it was concluded that in general the lowest fares are on days 41 to 31 before departure and that prices increase over time, peaking a few days before departure. In short business travel is indispensable for any company that intends to internationalize its business, however it is important to determine, for each one, if its importance is enough to cover the corresponding costs, and plan, as early as possible, in order to achieve a price as economical as possible.

Hoje em dia, as viagens estão cada vez mais presentes no nosso quotidiano, seja por motivos de lazer seja por motivos de negócio. A maioria dos indivíduos pesquisa minuciosamente a viagem que pretende realizar, de forma a encontrar o melhor preço para a data escolhida. Deste modo, torna-se importante saber com que antecedência se deverá fazer uma reserva para que o preço seja o mais acessível. A Critical Software SA, especificamente o departamento de Procurement, lida no seu dia-a dia com vários pedidos de viagens e, através de pedidos de cotações a diversas agências, tenta adquirir a viagem ao preço mais baixo.Durante o período de estágio na Critical Software, entre o início de janeiro e meados de maio de 2017, contactei diariamente com esta atividade, tentando apoiar o processo de decisão, de forma a que fossem feitas as melhores escolhas. Assim, para o tema do relatório de estágio a fim de obter o grau de mestre em Gestão pela Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra, decidi que poderia investigar melhor este assunto, de forma a criar um processo que pudesse ajudar a empresa num futuro próximo.No relatório é realizada uma apresentação da Critical Software e são descritas as tarefas desenvolvidas durante o período de estágio. É ainda realizada uma revisão de literatura acerca do tema das viagens de negócios, que analisa a necessidade da realização das viagens e as alterações que as tecnologias provocaram na vida empresarial.Através da recolha diária de dados relativos a preços de bilhetes de avião para diferentes rotas, é feito um estudo, no qual são analisadas hipóteses defendidas por diversos autores relativamente à evolução das tarifas aéreas. Desta forma, pretende-se testar essas hipóteses, de modo a obter conclusões que ajudem na tomada de decisão acerca do melhor momento para reservar uma viagem. Neste estudo concluiu-se que, de uma forma geral, as tarifas mais baixas se encontram nos dias 41º a 31º antes da partida e que os preços aumentam ao longo do tempo, atingindo um pico alguns dias antes da data de partida.Em suma, as viagens de negócios são indispensáveis para qualquer empresa que pretende internacionalizar o seu negócio. Contudo é importante determinar, caso a caso, se se revestem de uma importância que compense os seus custos, e planear com o máximo de antecedência para que o preço seja o mais económico possível.