Transformação digital & framework de gestão de processos de negócio

Abstract

Com a constante evolução das tecnologias da informação, a transformação digital tornou-se inevitável aos mais diversos setores da economia. Um dos principais desafios para as empresas será a sua capacidade de adaptação às constantes mudanças que surgem no mercado, mas também a mudanças de carácter ambiental, social ou institucional.A Gestão de Processos de Negócio (BPM) une a gestão de negócios com as tecnologias da informação com o principal objetivo de otimizar os resultados das organizações através da melhoria dos seus processos. A utilização do BPM tem vindo a crescer ao longo dos últimos anos de forma significativa.Os sistemas de gestão de processos do negócio (sistemas BPM) são a principal ferramenta que permite aos gestores e analistas analisar e alterar processos baseados em dados reais e em muitas situações, em tempo real. Também possibilitam a análise de constrangimentos nas tarefas dos processos com facilidade e rapidez.O objetivo deste trabalho consiste no desenvolvimento do módulo Purchase to Pay (P2P), para a plataforma Digital Service Platform (DSP), que será utilizado por um cliente piloto em conjunto com a equipa de Process Operate da Deloitte Portugal. Nesta solução será implementado um workflow de automatização que irá conter diversos processos de negócios críticos à área onde a empresa opera, com a finalidade de melhorar e agilizar a entrega de valor aos seus clientes. Este projeto será implementado usando um sistema BPM, Appian, que contém diversas ferramentas de automação para BPM, como a automação de processos robóticos (RPA), regras de negócio, processamento de documentos, inteligência artificial, API’s e envio de mensagens de correio eletrónico com serviços inteligentes de comunicação. O resultado esperado será a reformulação/transformação dos processos de negócio purchase to pay, substituindo tarefas anteriormente manuais e morosas, suscetíveis a erro humano, pela automatização destes mesmos processos de forma a criar um impacto direto no negócio e na forma como trabalham, obtendo também uma redução no tempo e custos dos mesmos. A avaliação do impacto será realizada através de indicadores de performance (KPI) que determinam se um processo está a ser executado conforme desejado ou se há desvios.

With the constant evolution of information technologies, digital transformation has become inevitable to the most diverse sectors of the economy. One of the main challenges for companies will be their ability to adapt to the constant changes that arise in the market, but also to environmental, social or institutional changes.Business Process Management (BPM) unites business management with information technology with the main objective of optimising the results of organisations through the improvement of their processes. The use of BPM has been growing significantly over the last years.Business process management systems (BPM systems) are the main tool that allows managers and analysts to analyse and change processes based on real data and in many situations, in real time. They also enable the analysis of constraints on process tasks easily and quickly.The objective of this work is the development of the Purchase to Pay (P2P) module, for the Digital Service Platform (DSP), which will be used by a pilot client together with the Process Operate team of Deloitte Portugal. This solution will implement an automation workflow that will contain several critical business processes to the area where the company operates, in order to improve and streamline the delivery of value to its customers. This project will be implemented using a BPM system, Appian, which contains several automation tools for BPM, such as robotic process automation (RPA), business rules, document processing, artificial intelligence, API's and emailing with intelligent communication services.The expected result will be the reformulation/transformation of the purchase to pay business processes, replacing previously manual and time-consuming tasks, susceptible to human error, by the automation of these same processes in order to create a direct impact on the business and the way they work, also obtaining a reduction in their time and costs. The evaluation of the impact will be carried out through performance indicators (KPI) that determine whether a process is being executed as desired or if there are deviations.