Processos orçamentais: caso de uma empresa das artes do espetáculo

Abstract

A implementação de medidas de confinamento devido à crise pandémica provocada pelo Covid-19 impediu que vários eventos fossem realizados nos dois últimos anos. Estas medidas afetaram, em especial, as organizações que atuavam no setor das artes do espetáculo, nomeadamente no nicho de recriação histórica, de tal forma que algumas não conseguiram sobreviver. Por outro lado, a interrupção das atividades durante este período de confinamento, permitiu a elaboração do novos projetos e, aquando da reabertura do país uma grande quantidade de novas organizações apareceram um pouco por todo o país. Neste quadro, a importância de atividades de planeamento e sistemas de controlo de gestão eficientes aumenta à medida que vão entrando novos players uma vez que para se manter competitiva uma empresa necessita de ferramentos que a permitam melhorar continuamente. Este relatório debruça-se sobre o processo orçamental, uma ferramenta de apoio a estas duas grandes áreas – planeamento e controlo - utilizada por quase todas as entidades.No enquadramento teórico, em primeiro lugar, reconhece-se a importância desta ferramenta, distinguindo dois grandes tipos de orçamentos: o orçamento de capital e o operacional. O foco deste estudo é o processo de orçamentação operacional pelo que, em segundo lugar, são descritos os métodos de orçamentação mais utilizados: de base incremental, de base zero, top-down, bottom-up, contínuo e o orçamento por atividades.No estudo de caso é feita uma comparação entre o orçamento e os gastos reais de vários eventos de uma cooperativa que atua nas artes de espetáculo, com especial interesse pelos eventos de recriação histórica. É feita uma análise dos desvios que, sendo considerados significativos, mostram a inadequação do atual método de orçamentação de base incremental que tem sido utilizado. O relatório termina com uma recomendação de quais os métodos em que o processo de orçamentação se deveria basear-, segundo a experiência adquirida durante o período de estágio.

The implementation of containment measures due to the Covid-19 pandemic crisis has prevented several events from taking place over the past two years. These measures affected, in particular, the organizations that were active in the performing arts sector, particularly in the historical re-enactment niche, to such an extent that some were unable to survive. On the other hand, the interruption of activities during this period of confinement allowed the development of new projects and, when the country reopened, a large number of new organizations appeared all over the country. In this context, the importance of efficient planning activities and management control systems increases as new players enter, since to remain competitive a company needs tools that allow it to continuously improve. This report focuses on the budget process, a support tool for these two major areas - planning and control - used by almost every entity.In the theoretical framework, first, the importance of this tool is recognized, distinguishing two major types of budgets: the capital budget and the operating budget. The focus of this study is on the operational budgeting process, so, secondly, the most commonly used budgeting methods are described: incremental, zero-based, top-down, bottom-up, continuous and activity-based budgeting.In the case study, a comparison is made between the budget and the actual expenses of several events of a cooperative that operates in the performing arts, with special interest in historical recreation events. An analysis is made of the variances that, being considered significant, show the inadequacy of the current incremental-based budgeting method that has been used. The report ends with a recommendation of which methods the budgeting process should be based on, according to the experience gained during the internship period.