Logística Hospitalar – Redefinição do processo de abastecimento interno de materiais

Abstract

The availability of clinical materials and pharmaceutical products is critical for healthcare facilities, and the absence of an item can cost the patient’s life. Considering this, Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC), with the help of Kaizen Institute, desires to redefine the materials logistics flow to guarantee that the right items are available at the point of use, when needed. This goal concerns to the whole organization, however the present work is about Bloco Operatório Central (BOC) of Polo Hospitais da Universidade de Coimbra, a pilot to the implementation of the solution to be defined.An analysis to the current state of BOC was made to identify improvement opportunities and then turn them into implementable solutions, with the aim of reaching the goals previous established. According to the collected data, 14% of the BOC's storage products entered in stockout between supplies from the central warehouse. Moreover, the products were spread out around BOC facilities, which reduces the visibility of the stock. After formulating two different solutions, a solution was considered more suitable for clinical materials, based on the data analysis conducted. The solution entails building a border of line in each of the 12 support rooms attached to the operation rooms and turning the BOC's warehouse into a supermarket. Additionally, a Mizusumashi would supply the border of the line, and the kitting app would be used to request materials, from the supermarket, that cannot be kept in the support rooms.A stock dimensioning application was developed to prevent the supermarket and the border of line from becoming obsolete. With this app, the nursing team can easily redefine the stock levels as often as necessary.With the implementation of the proposed solution, it is predictable that the number of stockouts is reduced by 97%. Furthermore, the logistics flow of materials will be more efficient and organized. Finally, the appropriate tools were created in order to implement the solutions to the remaining medical services and nursing sites, which will have a substantial impact on CHUC.

A disponibilidade de materiais de consumo clínico (MCC) e de produtos farmacêuticos é crítica em contexto hospitalar, e a falta de um artigo pode ter consequências graves no estado de saúde de um paciente. Tendo isto em conta, o Centro Hospitalar e Universitário de Coimbra (CHUC), com o auxílio do Kaizen Institute, pretende redefinir o fluxo logístico de materiais e respetivos processos, de forma a assegurar a disponibilidade no momento necessário dos artigos no ponto de uso. Este objetivo estende-se a toda a organização, no entanto, o presente trabalho trata do caso específico do Bloco Operatório Central (BOC) do Polo HUC, realizado com o intuito de criar um modelo piloto dos novos princípios logísticos, para a posterior implementação transversal da solução a definir.Com o intuito de alcançar este objetivo, foi feita uma caracterização da situação atual do processo de abastecimento logístico do BOC, de forma a identificar as oportunidades de melhoria e transformá-las em soluções. Apurou-se que, entre cada abastecimentos feitos pelo armazém central ao armazém do BOC, cerca de 14% dos materiais entravam em rotura. Verificou-se também que um dos fatores que potenciava esta dificuldade na gestão adequada de stocks era o facto do material se encontrar disperso e de forma pouco estruturada em vários pontos do BOC. A recolha e análise dos dados de abastecimentos levou à escolha de uma solução para MCC, que consiste na transformação do armazém do BOC num supermercado e na criação de um bordo de linha com material de uso transversal nas 12 salas de apoio anexadas às salas de operações. Esta solução pressupõe o abastecimento frequente das salas de apoio feito por um Mizusumashi. Os materiais que não têm stock nas salas de apoio são requeridos para cada cirurgia através da aplicação de kitting criada. Para que o supermercado e bordo de linha não se tornem obsoletos, foi desenvolvida uma aplicação de dimensionamento, que permite de uma forma intuitiva redefinir os níveis de stock sempre que necessário.Com a implementação da solução proposta prevê-se ser possível reduzir o número de roturas em cerca de 97%, e que o fluxo logístico de materiais irá ser mais eficiente e organizado. Foram ainda desenvolvidas todas as ferramentas necessárias ao desdobramento deste processo às restantes enfermarias e serviços do CHUC, pelo que se prevê que o trabalho desenvolvido irá ter um impacto substancial na organização.