O BPM e o seu papel na Transformação Digital

Abstract

Face ao exponencial avanço das novas tenologias, a Transformação Digital tem-se consolidado como uma das maiores prioridades das organizações modernas, condicionando a forma como estas se regem. Contudo, a sua abordagem permanece, de certa forma, inevidente a um grande número de empresas. Procurou-se então, através da metodologia Business Process Management alinhar a introdução de novas tecnologias com o processo de negócio de uma organização. Esta abordagem visa a maximização dos seus benefícios e o fomentar de uma cultura de monitorização e melhoria contínua, oposta à tradicional postura de adaptação e conformação fortemente enraizada no setor empresarial. Para isso, é descrito neste trabalho o estágio curricular realizado no âmbito da melhoria de processos da TUU – Building Design Management, Lda, no período de fevereiro a junho de 2020, ingressado no Mestrado em Gestão da Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. A entidade de acolhimento ambicionava, dado o acentuado crescimento vivenciado nos anos mais recentes, transitar para uma solução tecnológica mais robusta, escalável e principalmente otimizada. Consequentemente, iniciou-se com uma avaliação prévia do processo de negócio em vigor, visando a identificação de problemas-chave e possíveis hipóteses de melhoria, procedendo seguidamente, ao planeamento da sua implementação. Este planeamento passa pela reestruturação e, em alguns casos, pela introdução de processos-chave na organização, incidindo na sua automatização e integração com toda a equipa de trabalho. Dessa forma, os resultados obtidos correspondem às expectativas prévias, redefinindo o modo como a organização operava, e consolidando tópicos essenciais como a comunicação, a colaboração e o fluxo operacional. Foi definida uma estrutura lógica de acontecimentos, alinhada com um conjunto de novas tecnologias, transversal a todos os colaboradores, resultando na uniformização de tarefas-chave efetuadas na empresa. De um modo geral, este estudo vem evidenciar o impacto que a Transformação Digital pode ter numa organização, e como o Business Process Management pode suportar esta abordagem, constituindo uma mais-valia para qualquer empresa que procure revolucionar-se tecnologicamente e, consequentemente, persistindo como um dos mais relevantes tópicos na literatura atual.

Given the exponential advance of new technologies, Digital Transformation has consolidated itself as one of the highest priorities of modern organizations, conditioning the way they perform. However, its approach remains, in a certain way, unclear for a large number of companies. The Business Process Management methodology has been used to align the introduction of new technologies with the business process of an organization. This approach aims to maximize its benefits and foster a culture of continuous monitoring and improvement, as opposed to the traditional posture of adaptation and conformation strongly rooted in the business sector. For this purpose, this work describes the curricular internship carried out within the process improvement of TUU - Building Design Management, Lda, from February to June 2020, enrolled in the Master of Management at the Faculty of Economics, University of Coimbra. Due to the significant growth experienced in recent years, the host institution's ambition was to move towards a more robust, scalable, and mainly optimized technological solution. Consequently, it started with a previous evaluation of the business process in force, aiming at the identification of key problems and possible chances of improvement, and then planning its implementation. This planning includes the restructuring and, in some cases, the introduction of key processes in the organization, focusing on their automation and integration with the entire work team. In this way, the results obtained correspond to previous expectations, redefining the way the organization worked, and consolidating essential topics such as communication, collaboration, and operational flow. A logical structure of events was defined, aligned with a set of new technologies, transversal to all employees, resulting in the standardization of key tasks performed in the company. In general, this study highlights the impact that Digital Transformation can have on an organization, and how Business Process Management can support this approach, constituting an added value for any company seeking to revolutionize itself technologically and, consequently, persisting as one of the most relevant topics in current literature.