Repositórios Institucionais enquanto Arquivos e registos da Memória Organizacional: uma abordagem exploratória

Abstract

A crescente produção de documentos digitais suscitou nos profissionais da informação incertezas sobre como garantir o acesso a longo prazo a esses documentos. Os Arquivos/Repositórios Digitais surgem como formas de armazenamento de objetos com capacidade de manter e gerir material por longos períodos de tempo e de prover o acesso apropriado, pelo uso de determinados padrões. Ora as atividades de uma organização são refletidas ao longo dos anos, na cultura, nos processos, nos seus recursos humanos, e principalmente nos documentos que registam esta mesma atividade. Importa assim compreender a relevância da memória para o mundo atual, nomeadamente nas organizações enquanto foco central das sociedades atuais, num mundo em contante crescimento e mutação – a sua memória organizacional. Os Repositórios Institucionais são cada vez mais uma solução tida em conta por várias instituições, pois oferecem um conjunto de serviços que permitem o armazenamento, a organização, a preservação, a recuperação e, sobretudo, uma ampla disseminação da informação científica produzida na instituição. O objetivo principal deste estudo exploratório é investigar se e, de que modo, os Repositórios Institucionais podem ser considerados arquivos e registos da memória organizacional. Procuramos definir conceitos como: Arquivos Digitais, Repositórios Digitais, Repositórios Institucionais e Memória Organizacional e, as suas principais características, bem como compreender de que forma é que esses conceitos se articulam. A metodologia adotada é a de uma investigação qualitativa e iremos também exemplificar com alguns casos ilustrativos, para melhor compreendermos na realidade a estrutura, organização e funcionamento destes repositórios. Os principais resultados e conclusões desta investigação permitem-nos dizer que os Repositórios Institucionais para além da missão de divulgação da informação que sabemos que na maioria dos casos que têm, permitem igualmente a importante tarefa de arquivo e registo da memória. Quer da produção científica, como da possível existência de outro tipo de documentação administrativa - resultado do trabalho da organização ao longo do tempo, dos seus intervenientes em contexto organizacional – A memória documental institucional.

The increasement production of digital documents has raised uncertainty among information workers about how to ensure long-term access to digital documents. Digital Archives/ Repositories emerge as forms of object storage capable of maintaining and managing material for extended periods of time and providing appropriate access using certain standards. The activities of an organization are reflected over the years, in the culture, in the processes, in its human resources, and mainly in the documents that register this same activity. It is important to understand the relevance of memory for the present world, in organizations as a central focus of present societies, in a world in constant growth and change - their organizational memory. Institutional Repositories are increasingly being considered by various institutions, because it offers a set of services that allow the storage, organization, preservation, recovery and, above all, the wide dissemination of scientific information produced in the institution. The main objective of this exploratory study is to investigate whether, and how, Institutional Repositories can be considered archives and records of organizational memory. We seek to define concepts such as: Digital Archives, Digital Repositories, Institutional Repositories and Organizational Memory, and their main characteristics, as well as understand how these concepts are articulated. The methodology adopted is a qualitative research and we will also exemplify with some illustrative cases, to better understand the reality of the structure, organization and operation of these repositories. The main results and conclusions of this investigation allow us to say that the Institutional Repositories, in addition to the mission of disseminating the information that we know that in most cases they have, also allow the important task of archiving and recording memory. Both in terms of scientific production and the possible existence of other types of administrative documentation - the result of the work of the organization over time, of its workers in an organizational context - The institutional documentary memory.