Identificação, organização e comunicação da informação em Arquivos: O fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro (1338-1873) incorporado no Arquivo da Universidade de Coimbra

Abstract

A presente dissertação insere-se no âmbito da organização da informação arquivística em Arquivos definitivos, situando a sua problematização nos fundos incorporados aos Arquivos especializados sem um critério aparente de classificação e sem acompanhamento de instrumento de descrição fidedigno e elaborado à luz dos princípios da Arquivística. Partindo da abordagem teórica dos princípios e métodos adotados nesta área do saber, analisamos o processo de identificação dos fundos e dos documentos, a classificação, a ordenação e a comunicação da informação, com vista a avaliar a sua aplicabilidade e reconhecer as vicissitudes inerentes ao processo de organização de parte do fundo do Mosteiro de Jesus de Aveiro existente no Arquivo da Universidade de Coimbra. Para o estudo do referido fundo recorremos a uma metodologia de estudo de caso qualitativo. As recolhas de dados incidiram sobre: o contexto de produção da documentação; a análise diplomática arquivística da documentação; as funções e as atividades desenvolvidas; a organização original da documentação. A análise dos dados permitiu: reconstituir fases da estrutura orgânico-funcional do produtor, espelhando-a na estrutura do fundo; propor um quadro de classificação que servirá como instrumento de suporte à descrição desta fração do fundo em questão; alertar para as vicissitudes que desafiam o investigador e o arquivista, ao longo do processo, bem como para a importância capital que o rigor teórico e metodológico, bem como a normalização adquirem nas decisões que vão sendo tomadas em todas as fases. Deste estudo concluímos que a observância dos princípios basilares da Arquivística e a adoção da sua rigorosa metodologia contribuem de forma cabal para a “quase natural” (re)organização de fundos outrora desorganizados, trazendo à luz o seu contexto e a sua estrutura de produção. A presente investigação levou-nos, ainda, à formulação das seguintes recomendações, que vão ao encontro das necessidades dos utilizadores desta classe de Arquivos: a pertinência de seguir as normas internacionais e os dispositivos normativos emanados das autoridades arquivísticas nacionais, de modo a criar instrumentos fiéis e autoexplicativos de descrição da informação; a necessidade de criar registos normalizados e disponíveis na Web, destinados a “reunir” virtualmente parcelas de um mesmo fundo dispersas por diversos Arquivos; a necessidade de fazer prevalecer o rigor metodológico, assente nos princípios científicos da Arquivística, sobre o empirismo, patente muitas vezes na atividade quotidiana do arquivista.